La grabación de datos es el proceso de capturar datos o convertir la información a un formato susceptible de ser digitalmente almacenado.

• Grabamos todo tipo de datos procedentes de:
• Encuestas: Calidad, satisfacción, test de producto,....
• Facturas.
• Fichas: Clientes, proveedores, empleados, productos, etc.
• Cupones promocionales.

En principio, podríamos pensar que con un excel podemos grabar todo, y es en parte cierto, pero hay que considerar también que resultado obtendríamos con este sistema:

Grabamos unas fichas o cupones promocionales de clientes de teléfonos y emails con Excel:

• Podría ser que campos como Nombre, Apellidos queden estructuralmente bien grabados, o pueden quedar con números en medio por ejemplo, ya que no hay ningún elemento que controle que ahí no pueden ir valores numéricos.
• Los teléfonos, tanto móviles como fijos, pueden contener letras igualmente o tener un tamaño inadecuado.
• Los emails, pueden no contener una "@" o tener una estructura que no responda a la estructura propia de un email.

Esto sucede porque no hay ningun control en la grabación.

Cuando trabajamos con encuestas, la calidad de las grabaciones es más que importante aún, ya que los investigadores de mercado trabajan bajo la suposición –estadísticamente correcta- de que 400 personas pueden representar a 4 millones de personas. Dada la situación, resulta imprescindible que cuanto digan esas 400 personas se refleje fielmente, además de tener una coherencia y una trazabilidad muy condicionada por filtros y saltos, que resulta importante respetar (A un señor que nunca a salido de España no deberíamos preguntarle qué le parece Francia).
Algo similar sucedería si grabaramos una factura de un proveedor sin considerar que cuadren los importes contenidos en ella, por ejemplo.

En cualquier caso, todo tipo de documento que requiera ser grabado ha de serlo con calidad. La calidad en la grabación de datos es fundamental, ya que no respetar los controles, filtros y saltos requeridos nos haría disponer de un conjunto de datos, sin depurar. Resulta imposible disponer de información de calidad si no se dispone de datos con calidad.

Para alcanzar conclusiones fiables, y tomar buenas decisiones es absolutamente necesario disponer de datos depurados y de calidad. que permitan analizarla correctamente.

Los datos suelen almacenarse o bien en ficheros, o bien en bases de datos, sean relacionales o no relacionales.

• Cuando almacenamos los datos, sea en ficheros o bases de datos, en ocasiones necesitamos:
• Importar
• Exportar
• Fusionar
• Depurar
• Transformar

los datos contenidos en esos ficheros.

Es bastante frecuente encontrarse con ficheros donde no coinciden todos los campos y sin embargo hay que fusionarlos o unirlos. O coincidiendo los campos puede suceder que sean muchos los ficheros a unir y copiar y pegarlos sucesivamente, puede resultar una tarea muy ardua.
Independientemente de cual sea el proceso de importación, exportación y/o fusión, siempre es necesario depurar y/o transformar los datos contenidos en esos ficheros para garantizar que los datos contenidos son los esperados.

A veces incluso, en ciertos sectores, industria y eólicas por ejemplo, la depuración de datos no es tanto sobre cada registros, sino sobre el conjunto de registros en el tiempo, es decir, para depurar estos datos es necesario contemplar la sucesión de registros y no cada registro. Por ejemplo, si tenemos una medicion horaria de un instrumento y la única forma de validar esa medición es a lo largo del tiempo, "si cada 5 horas la media de valores en la variable VAR no supera el valor X, entonces", es diferente a verificar que "si la variable VAR tiene un valor 1 entonces la variable VAR2 no puede tener ningún valor".

Cualquier proceso de estas características, procedan de donde procedan los datos, o sea cual sea el formato de los ficheros, requiere de controles de calidad que garanticen la calidad de los ficheros y datos resultantes de estos procesos.

• Trabajamos todo tipo de ficheros y datos:
• Gandia Barbwin.
• SPSS.
• Texto plano.
• Excel.
• Word.

Frente a un fichero, que es un conjunto único de datos, la base de datos se constituye de una serie de ficheros relacionados. Los ficheros están organizados de una forma secuencial o indexados, pero las bases de datos se almacenan de forma jerárquica o relacional. Mientras que los ficheros permiten pocos y pobres análisis, las bases de datos sin tener la capacidad de un Datawarehouse, permiten :

• Cuantiosos y sofisticados análisis.
• Planificación.
• Control del negocio.
• Soporte para realizar acciones.
• Soporte para la toma de decisiones.

Las bases de datos, además de estructurarlas adecuadamente, es necesario mantenerlas vivas y depurar los datos contenidos en los diferentes ficheros (tablas ahora).

Tanto en el proceso de creación, mantenimiento y depuración es necesario no solo establecer unas reglas que garanticen la integridad y calidad de los datos contenidos en las tablas de esas bases de datos.

Sin establecer mecanismos automatizados de control y gestion de estos datos, es imposible garantizar la calidad de estos procesos.

Imaginemos los datos de cualquier empresa, clientes, proveedores, transacciones, devoluciones, pagos, cobros,.. es "infinita" la información que puede contener cualquier empresa. Solo en fuentes internas!! Si además esa empresa tiene fuentes externas también, como encuestas, ficheros de prospectos, estudios de productos,... son muchas las ventajas que nos puede aportar tener una base de datos.

Trabajamos Bases de datos relacionales y no relacionales::